インボイス制度の記載要件や電子帳簿保存法の保存要件を満たしながら、毎月何百枚もの請求書を発行し続けるのは、担当者の手作業だけでは負担が大きくなっています。請求書発行システムとは、こうした請求書の作成・送付・保管を1つの仕組みに集約し、法対応と業務効率化を同時に進められるサービスです。本記事では、請求書発行システムの定義と会計ソフト・経費精算システムとの役割の違い、導入が増えている背景、主な機能、メリット・デメリット、導入の進め方までを解説します。
請求書発行システムとは
請求書発行システムとは、毎月発生する請求書の作成から送付、保管までの一連の業務を、法令の要件を満たした形でシステム上に集約するサービスです。
紙とExcelで請求書を発行していると、宛先ごとに書式を直す手間に加え、インボイス制度が求める記載要件や電子帳簿保存法が求める保存要件を、担当者の判断だけで満たし続けなければなりません。請求書発行システムでは、あらかじめ法要件に沿ったテンプレートと保存機能が用意されているため、基幹システムや販売管理システムの取引データを取り込むだけで、Web発行・メール送付・郵送代行のいずれか、または組み合わせで取引先に届けられます。法改正のたびに自社でフォーマットを作り直す負担を減らしながら、請求書発行という定型業務を仕組み化できる点が導入の軸になります。
会計ソフト・経費精算システムとの違い
請求書発行システムは「請求書を作って送る」業務が中心で、記帳や決算処理を担う会計ソフト、社員の立替経費を精算する経費精算システムとは役割が分かれます。
| システム | 主な役割 |
|---|---|
| 請求書発行システム | 請求書の作成・送付・保管、入金消込 |
| 会計ソフト | 仕訳・記帳・決算書の作成 |
| 経費精算システム | 社員が立て替えた経費の申請・承認・精算 |
| 受発注システム | 見積・発注・受注の管理 |
実際には、請求書発行システムで作成したデータを会計ソフトへ連携させ、両方を組み合わせて使う企業が多く見られます。
請求書発行システムの導入が増えている背景
導入が増えている背景には、法制度の変化とコスト・人手の両面の事情があります。
- インボイス制度への対応が必須になった — 2023年10月に開始したインボイス制度(適格請求書等保存方式)により、仕入税額控除を受けるには登録番号や税率ごとの消費税額など法定の記載要件を満たした請求書が必要になりました。要件をExcelで手作業のまま維持するのは負担が大きく、対応済みのフォーマットを備えるシステムへの移行が進んでいます。
- 電子帳簿保存法の電子取引データ保存が義務化された — 2022年の法改正により、2024年1月からメールやWebでやり取りした請求書データは、紙に印刷せず定められた要件で電子保存することが義務付けられました。取引年月日・金額・取引先で検索できる状態が求められるため、要件に対応したシステムを使うほうが確実です。
- 郵送コストが上昇した — 日本郵便は2024年10月に郵便料金を改定し、25g以下の定形郵便物は84円から110円になりました(日本郵便公式発表、2024年6月)。紙の請求書を郵送で送り続けるコストが増えたことで、Web発行や郵送代行への切り替えを検討する企業が増えています。
- 経理担当者の人手不足 — 正社員が不足していると回答した企業は50.6%にのぼります(帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査」2026年4月)。請求書の作成・封入・発送という定型作業を自動化し、限られた人数で発行業務を回す必要性が高まっています。
※本項の数値は各公表資料に基づく参考値です(2026年8月時点)。最新情報は各公表元の資料でご確認ください。
請求書発行システムの主な機能
中心となる機能は、請求書の自動生成・複数の送付方法・インボイス制度と電子帳簿保存法への対応・会計ソフト連携・入金消込と督促の自動化の5つです。
請求書の自動生成
基幹システムや受発注システムに登録された取引データを取り込み、宛先ごとの請求書を自動で作成する機能です。宛先ごとにExcelの書式を直したり、金額を手入力したりする作業がなくなります。
複数の送付方法への対応
Web発行・メール送付・郵送代行のいずれか、または組み合わせで取引先に請求書を届けられる機能です。Web発行で構わない取引先と郵送でなければ受け取れない取引先が混在していても、1つの画面で発行作業を完結できる点が強みです。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応
登録番号や税率ごとの消費税額など、適格請求書として必要な記載事項をテンプレートに反映し、発行した請求書データを法要件に沿った形式で保存する機能です。法改正のたびに自社でフォーマットを見直す手間を、システム側の更新に任せられます。
会計ソフトとの連携
発行した請求書のデータを、会計ソフトの売掛金・入金消込の処理へ自動で反映する機能です。負担軽減：請求書発行システムと会計ソフトへの二重入力がなくなります。
入金消込・督促の自動化
入金予定日を過ぎても入金が確認できない取引先を検出し、督促の通知を自動で送る機能です。通帳や入金データと請求書を突き合わせる確認作業を、まとめて減らせます。
請求書発行システムを導入するメリット
導入効果は、業務時間の短縮・入力ミスの防止・法改正への対応・郵送コストの削減の4点に整理できます。
- 請求書作成にかかる時間を短縮できる — 取引データから請求書を自動生成できるため、宛先ごとにフォーマットを調整する手間がなくなります。
- 金額の入力ミスや二重発行を防げる — 取引データをそのまま反映するため、手入力による桁の間違いや、同じ請求書を重複して送ってしまうミスを防げます。
- 法改正への対応をシステム側に任せられる — インボイス制度や電子帳簿保存法の要件変更があった場合も、システムの様式やフォーマットの更新で対応しやすくなります。
- 郵送コストと発送の手間を減らせる — Web発行やメール送付に切り替えられた分だけ、印刷・封入・切手代・投函の手間とコストを削減できます。
導入前に確認したいこと（デメリット・注意点）
導入前には、取引先対応・郵送コストの残存・料金体系・電子データの保存運用の4点を確認しておくことをおすすめします。
- 移行時に取引先への説明が必要になる — 取引先ごとの発行形式(様式・送付方法)をシステム側で再設定する手間が生じます。長年紙の請求書を送ってきた取引先には、事前の案内が欠かせません。
- 郵送しか受け付けない取引先にはコストが残る — Web発行に切り替えても、郵送でなければ受け取れない取引先が残る場合、郵送代行の従量費用は発生し続けます。
- 料金体系が製品によって大きく異なる — 発行通数課金・ユーザー数課金・月額固定など、料金の組み立て方が製品ごとに違います。自社の発行通数や体制に合った料金体系かどうかを事前に確認する必要があります。具体的な料金の内訳は請求書発行システムの費用相場は？10製品の料金で比較で確認できます。
- 電子データの保存要件を満たす運用が必要 — システムを導入するだけでなく、検索要件を満たすファイル名の付け方や保管場所のルールを社内で定める必要があります。詳しい要件は請求書の電子化は違法？電帳法・インボイスの要件を解説で解説しています。
※料金体系に関する記載は2026年8月時点の調査に基づく参考値です。最新情報は各社公式サイトでご確認ください。
請求書発行システム導入の進め方
導入は、課題整理 → 比較・資料請求 → トライアル → 取引先への案内 → 本番運用の5ステップで進めるのが一般的です。
| ステップ | 内容 | 目安期間 |
|---|---|---|
| 1. 現状の課題を整理する | 発行通数、送付方法の内訳、法対応の状況を洗い出す | 1〜2週間 |
| 2. 候補を比較・資料請求する | 発行通数・料金体系・会計ソフト連携をもとに2〜3製品に絞る | 2〜3週間 |
| 3. 無料プラン・トライアルで試す | 実際の取引先データで発行・送付の操作感を確認する | 2〜4週間 |
| 4. 取引先へ案内する | Web発行やメール送付に切り替える取引先へ事前に連絡する | 2〜4週間 |
| 5. 本番運用を開始する | 一部の取引先・部署から始め、順次範囲を広げる | 1〜2か月 |
※期間は本記事が一般的な導入プロセスをもとに整理した目安です。発行通数や取引先数によって変動します。
請求書発行システムに関するよくある質問
Q. 電子帳簿保存法の要件を満たせますか
多くの請求書発行システムは、発行したデータをタイムスタンプ付きで保存し、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態にする機能を備えています。ただし対応範囲は製品によって異なるため、契約前に電子帳簿保存法の要件を満たす保存方式かを確認してください。詳しい法要件は請求書の電子化は違法？電帳法・インボイスの要件を解説で解説しています。
Q. 会計ソフトと請求書発行システムはどちらを使えばよいですか
請求書の発行業務を中心に効率化したいなら請求書発行システム、記帳や決算処理まで含めて管理したいなら会計ソフトが軸になります。実務では、請求書発行システムで作成したデータを会計ソフトへ連携させ、両方を組み合わせて使う企業が多く見られます。
Q. 個人事業主やフリーランスでも導入できますか
導入できます。発行通数が少ない個人事業主・フリーランス向けに、無料プランや低価格プランを用意している製品があります。まずは自分の発行通数(月に何通の請求書を送るか)を確認したうえで、無料プランの範囲に収まるかを見てから比較すると選びやすくなります。
まとめ
請求書発行システムとは、請求書の作成・送付・保管をオンラインで完結させ、取引先への請求業務を効率化するサービスです。
- インボイス制度・電子帳簿保存法への対応、郵送コストの上昇、経理担当者の人手不足が導入増加の背景にある
- 主な機能は、請求書の自動生成・複数の送付方法・法対応・会計ソフト連携・入金消込と督促の自動化の5つ
- 導入メリットは、業務時間の短縮・入力ミスの防止・法改正への対応・郵送コストの削減の4点
- 注意点は、取引先への案内・郵送コストの残存・料金体系の確認・電子データの保存運用の4点
- 導入は課題整理から本番運用まで、おおむね2〜4か月を目安に進められる
自社に合う製品を具体的に比べたい場合は、請求書発行システムのおすすめ8選を比較【2026年版】料金・機能・選び方で料金・機能・対象規模を一覧で確認できます。掲載サービスの一覧と資料請求は、請求書発行システムのカテゴリページからご覧いただけます。