インボイス制度でペーパーレス化はどこまで必要？進める順序と費用

インボイス制度が始まってから、請求書のペーパーレス化を検討する企業が増えました。ただし「制度に対応するには電子化が必須」という理解は正確ではありません。紙の請求書でも要件を満たせますし、逆に電子化しても紙の保存が残る場面があります。

この記事では、インボイス制度とペーパーレス化の関係を切り分けたうえで、発行側と受領側で進め方がどう違うかを整理します。あわせて、SmartSpaceに掲載している請求書発行システム10製品の価格帯から、どの範囲まで電子化すると費用がどのくらいかかるのかを示します。

本記事は制度の概要を実務の観点から整理したものです。個別の税務判断については、顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください。料金は2026年8月時点の各社公式サイトの公開情報に基づく参考値です。

インボイス制度とペーパーレス化は別の話

まず前提を整理します。この2つはしばしば同じ文脈で語られますが、求めていることが異なります。

つまりインボイス制度への対応そのものは、紙のままでも成立します。ペーパーレス化が話題になるのは、記載事項が増えて手作業の負担が上がったこと、そして電子でやり取りする分については電子帳簿保存法の保存要件がかかることの2点によるものです。

出典：国税庁「インボイス制度特設サイト」／国税庁「電子帳簿保存法関係」

発行側と受領側で難易度が違う

ペーパーレス化の進めやすさは、自社が請求書を出す側か受け取る側かで大きく変わります。

発行側は自社の判断で進められる

請求書を出す側は、フォーマットも送付方法も自社で決められます。システムを入れて電子発行に切り替えれば、その日から紙の印刷・封入・郵送がなくなります。取引先の同意が必要な場合はありますが、主導権は自社にあります。

受領側は相手のやり方に左右される

一方、受け取る側は取引先ごとにやり方が違います。メール添付のPDF、取引先のシステムからのダウンロード、郵送の紙が混在するのが実態です。この結果、電子で受け取ったものは電子で保存し、紙で受け取ったものは紙またはスキャンで保存するという二重の運用が生まれます。

ペーパーレス化が思ったほど進まないという声の多くは、この受領側の混在に起因します。自社が電子化しても、取引先が紙で送ってくる限り、紙の処理はなくなりません。

ペーパーレス化を進める順序

一度にすべてを電子化しようとすると、現場の負担が集中して定着しません。次の順序で進めると、各段階で効果が出ます。

多くの企業がまず1に取り組むのは、自社だけで完結し、効果が金額として見えやすいためです。郵送費と封入作業は件数に比例するため、月100件を郵送している企業なら、切手代だけで年間十数万円の水準になります。

3を飛ばして4に進まない

よくある失敗は、受領した紙の処理を残したまま承認プロセスだけを電子化することです。この状態では、紙を見ながらシステムに入力する作業が増え、担当者の手間はかえって増えます。入口が紙のままなら、その先を電子化しても分断が残るという点は、順序を決めるうえで重要です。

どこまで電子化するかで費用が変わる

SmartSpaceに掲載している請求書発行システム10製品の月額を並べると、価格帯が2つに分かれます。この分かれ目は、上の表の「1まで」か「2以降まで」かに対応しています。

発行を電子化したいだけなら、月額数百円から数千円の製品で足ります。電子取引データの保存や受領側の処理まで含めると、月額2万円台以上の製品群が対象になります。初期費用も、前者は0円が中心であるのに対し、後者は110,000円〜200,000円といった水準です。

年間の郵送費と比べてみる

費用の妥当性は、削減できる郵送費と作業時間で判断できます。月100件を郵送している場合の概算は次のとおりです。

※ 郵送費・時給は本記事が置いた仮の想定です。実際の金額は自社の条件でご計算ください。

この試算では、発行の電子化だけで年間20万円程度の削減余地があります。月額数百円から数千円の製品であれば、年額は数千円から3万円程度のため、件数がまとまっている企業では発行の電子化は費用面で成立しやすいと言えます。

紙が残るケース

電子化を進めても、次の場面では紙が残ります。あらかじめ想定しておくと、運用設計で困りません。

重要なのは、紙が残ること自体は問題ではないという点です。問題になるのは、紙と電子でどちらの運用に載せるかのルールが決まっていない状態です。書類の種類と受け取り方ごとに保存方法を決めておけば、併用したままでも管理は成立します。

発行の電子化から始められる製品

インボイス制度とペーパーレス化に関するよくある質問

Q. インボイス制度に対応するには請求書を電子化する必要がありますか

必須ではありません。インボイス制度が求めているのは、適格請求書に必要な事項が記載されていることと、その保存です。紙のままでも対応できます。電子化が話題になるのは、記載事項が増えて手作業の負担が上がったことと、電子でやり取りする分には電子帳簿保存法の保存要件がかかるためです。

Q. 電子で受け取った請求書を印刷して紙で保存してもよいですか

電子取引データの保存については、電子帳簿保存法で保存方法が定められています。要件の詳細と例外的な取扱いは国税庁の公表資料に示されているため、自社の状況にあてはめて確認してください。判断に迷う場合は、顧問税理士または所轄の税務署にご相談ください。

Q. どこから手をつければよいですか

発行の電子化から始めるのが進めやすい順序です。自社の判断だけで完結し、印刷・封入・郵送の作業と郵送費という形で効果が数字に出るためです。受領側の電子化は取引先のやり方に左右されるため、発行側を整えてから取り組むほうが混乱が少なくなります。

Q. 費用はどのくらいかかりますか

担う範囲によって二段階に分かれます。発行の電子化だけなら、掲載製品では月額0円〜2,400円の製品が対象で、無料プランのある製品もあります。電子取引データの保存や入金消込まで含めると月額27,500円〜60,000円、初期費用110,000円〜200,000円という水準になります。月100件を郵送している企業なら、郵送費と作業時間で年間20万円程度の削減余地があるため、まず発行の電子化から費用対効果を判断できます。

まとめ｜制度対応と業務改善を切り分ける

インボイス制度への対応は紙のままでも成立します。ペーパーレス化は制度対応のためではなく、記載事項が増えた分の手間を減らし、電子取引データの保存要件に応えるために行うものです。この切り分けができていないと、必要以上の投資をしたり、逆に必要な保存対応が漏れたりします。

進める順序は、発行の電子化、電子取引データの保存、受領した紙のスキャン、承認・支払プロセスの電子化です。発行の電子化は月額0円〜2,400円の製品で始められ、月100件の郵送があるなら年間20万円程度の削減余地があります。

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本記事は制度の概要を実務の観点から整理したものであり、個別の税務判断を示すものではありません。詳細は国税庁の公表資料をご確認のうえ、顧問税理士または所轄の税務署にご相談ください。料金は2026年8月時点の各社公式サイトの公開情報に基づく参考値です。