請求書を紙からデータに切り替えることに、法的な不安を感じる担当者は少なくありません。結論から言えば、要件を満たせば請求書の電子化・ペーパーレス化は違法ではありません。本記事では、電子帳簿保存法とインボイス制度の観点から、満たすべき要件を解説します。
請求書電子化の法的な位置づけ
電子帳簿保存法により、請求書を電子データのまま保存すること自体は認められています。むしろ電子取引で受け取った請求書データは、紙に印刷せず電子のまま保存することが義務化されています。重要なのは「電子化してよいか」ではなく「要件を満たして保存できているか」です。
電子帳簿保存法で満たすべき主な要件
真実性の確保
タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存など、データが改ざんされていないことを担保する仕組みが必要です。
可視性の確保
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できることが求められます。請求書発行システム上で検索できる状態であれば、この要件を満たせます。
インボイス制度で満たすべき記載要件
適格請求書として認められるには、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額など、法定の記載事項を満たす必要があります。請求書発行システムの多くはインボイス制度に対応したフォーマットを標準で備えています。
電子化にあたって確認すべきこと
- 利用するシステムがJIIMA認証など法的要件を満たしていると認められているか
- 適格請求書の記載事項をテンプレートで満たせるか
- 取引先が電子請求書の受け取りに対応しているか
法要件に対応した請求書発行システムは請求書発行システムのおすすめ8選を比較で確認できます。
まとめ
請求書の電子化は、電子帳簿保存法とインボイス制度の要件を満たせば問題なく行えます。JIIMA認証を取得したシステムを選べば、法対応を意識せずにペーパーレス化を進められます。