電子契約は導入効果が大きい一方、社内の理解や取引先の協力が得られないと定着しません。本記事では、電子契約をスムーズに導入するための5ステップを、つまずきやすいポイントとあわせて解説します。
ステップ1:電子化する契約の範囲を決める
まずはどの契約から電子化するかを決めます。雇用契約や業務委託契約、発注書など、社内で完結しやすい契約や件数の多い契約から始めると効果を実感しやすく、社内の理解も得やすくなります。法律上、書面が求められる契約は対象から外します。
ステップ2:サービスを選定する
署名方式(当事者型・立会人型)、料金体系、取引先の負担、契約管理機能などを比較して選びます。無料プランやトライアルで実際の操作性を確認するのがおすすめです。各サービスの比較は電子契約サービスのおすすめ8選を比較でまとめています。
ステップ3:社内規程を整備する
電子契約の運用には、電子署名の権限者や承認フロー、電子データの保存方法などを定めた社内規程の整備が欠かせません。押印に関する規程や文書管理規程を、電子契約に対応した内容へ見直しましょう。電子帳簿保存法の保存要件も考慮します。
ステップ4:承認フローと運用ルールを設定する
サービス上で承認ルートや契約書のテンプレート、命名・保管のルールを設定します。誰がいつ何を承認するかを明確にしておくと、締結後の管理がスムーズになります。
ステップ5:取引先へ案内し段階的に切り替える
電子契約は相手方の協力が不可欠です。導入の目的やメリット、署名の手順を丁寧に案内し、協力が得られる取引先から段階的に切り替えます。相手方が無料で署名できるサービスを選ぶと説得がしやすくなります。
まとめ
電子契約の導入は、対象の選定・サービス選び・社内規程の整備・運用設定・取引先案内の5ステップで進めると失敗しにくくなります。まずは無料プランやトライアルで自社に合うサービスを見極めましょう。