月末になると経費精算に追われる、承認が滞る、経理の確認に時間がかかる——こうした課題は多くの企業に共通します。本記事では、経費精算を効率化する5つの方法と、紙・エクセル運用から脱却するための手順を解説します。
紙・エクセル運用の3つの課題
- 入力と転記の手間:申請者の手入力、経理の再入力で二重の作業が発生する
- 承認の停滞:紙の回覧では承認者の不在で処理が止まりやすい
- 法対応の負担:電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を手作業で行うのは大変
経費精算を効率化する方法5選
1. 領収書の自動読み取りを使う
スマホで撮影した領収書をOCRで自動読み取りすれば、金額や日付の手入力が不要になり、入力ミスも減らせます。
2. 承認フローを電子化する
申請から承認までをシステム上で完結させれば、承認者がスマホからいつでも承認でき、処理の停滞を防げます。
3. 会計ソフトと連携する
承認済みの経費を会計ソフトへ自動で仕訳連携すれば、経理の転記作業がなくなり、月次決算も早まります。
4. 法人カード・交通系ICと連携する
法人カードや交通系ICの利用データを自動取り込みすれば、そもそも領収書を集める手間を減らせます。立替払い自体をなくすカード型のサービスもあります。
5. 規程違反の自動チェックを活用する
上限金額や必要項目の入力漏れを自動でチェックすれば、差し戻しややり取りの往復を減らせます。
紙・エクセルから脱却する手順
- 現在の経費規程・承認ルート・費目を棚卸しする
- 候補の経費精算システムの資料を請求し比較する
- 無料トライアルで読み取り精度と承認フローを試す
- 費目・承認ルート・会計連携を設定する
- 月次の締めに合わせて本稼働へ切り替える
どのサービスが自社に合うかは、料金や機能を横並びで比べるのが近道です。詳しくは経費精算システムのおすすめ8選を比較をご覧ください。
まとめ
経費精算の効率化は、自動読み取り・承認の電子化・会計連携・カード連携・自動チェックの5つが柱です。紙やエクセルの運用に限界を感じたら、無料トライアルを活用して自社に合うシステムへの移行を検討しましょう。