改正電子帳簿保存法により、電子取引データの電子保存が義務化され、経費精算の運用にも見直しが求められています。本記事では、経費精算における電子帳簿保存法対応の基本と、領収書を電子化するための要件、システム選びのポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法は、保存対象によって大きく3つに分かれます。
- 電子帳簿等保存:会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
- スキャナ保存:紙で受け取った領収書などをスキャン・撮影して画像で保存
- 電子取引:メールやWebで受け取った電子データをそのまま保存(義務)
経費精算で特に関わるのは「スキャナ保存」と「電子取引」です。
領収書を電子保存するための主な要件
タイムスタンプまたは訂正削除の履歴
スキャナ保存では、一定期間内にタイムスタンプを付与するか、訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する必要があります。多くの経費精算システムはこの要件に対応しています。
検索性の確保
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できることが求められます。システム上でこれらの条件から領収書を探せるようになっていれば要件を満たせます。
解像度・階調の要件
スキャナ保存では、一定の解像度(200dpi以上)やカラー階調で読み取ることが求められます。スマホ撮影に対応したシステムでも、この基準を満たす撮影ができるかを確認しましょう。
システム選びで確認すべきこと
電子帳簿保存法への対応で失敗しないために、次の点を確認しましょう。
- JIIMA認証の有無(法的要件を満たすと認められた製品の目安)
- タイムスタンプ付与や訂正削除履歴の機能
- 3項目での検索機能
- インボイス制度の適格請求書の判定機能
各サービスの対応状況は経費精算システムのおすすめ8選を比較で一覧にまとめています。
まとめ
経費精算の電子帳簿保存法対応では、タイムスタンプ・検索性・解像度といった要件を満たすことが重要です。JIIMA認証を取得した経費精算システムを選べば、要件を満たした形でペーパーレス運用に移行できます。まずは無料トライアルと資料請求で対応状況を確認しましょう。